직장인의 기본, 비즈니스 이메일 (업무이메일) 작성 방법

직장인의 노하우

업무 이메일 작성 방법

business email

1. 비즈니스 이메일 작성 규칙

  - 수신과 참조를 명확히 구분한다. 수신자는 회신의무를 지며 적어도 수신여부를 확인할 수 있도록 한다.

  - 15초 규칙 : 받는 사람이 제목이나 처음 한두줄만 보고 핵심을 알수 있어야 한다.

  - 이메일의 내용은 가급적 한 화면을 넘어서지 않도록 한다.

  - 민감하거나 논란의 여지가 있는 문제, 감정에 치우친 문제는 e-mail을 활용하지 않는다.

  - 수십명의 직원에게 사적인  이메일 발송은 제한한다.  

2. 비즈니스 이메일 작성 방법

  - 제목은 메일 내용을 짐작할 수 있게 최대 20자 이내로 적는다. 

    . 제목란에  ‘목요일 오후 2시 미팅’처럼 알아보기 쉽게, 긴급한 사항은 제목 처음에 [긴급], or **URGENT** 등으로 표시

 - 메시지의 주요 부분에 번호나 시작점을 붙여 알아보기 쉽게 한다.

 - 글자, 폰트, 색깔, 크기 등에 차이를 두거나 표를 만들어 핵심 내용을 강조한다.

 - 수신자가 취해야 할 행동을 요약하고 회신해야 할 날짜를 분명히 한다.

 - 메시지를 보내기 전에 수신자, 참조자, 첨부 여부, 오타 여부 등을 다시 한번 체크한다.

   . 첨부파일을 먼저 첨부하고 이메일 내용을 작성하면 첨부파일을 누락하는 경우를 방지할 수 있다. 

 

3. 회신

- 수신자(Cc 제외)는 반드시 발신자에게 피드백한다. (사내 메일은 수신 확인 가능토록 설정)

- 요청 기한내 답변하되 시일이 소요될 경우 언제까지 답변하겠다는 내용을 회신한다.

- 원본 메일의 내용이 필요할 경우 '회신' 기능을 활용한다.

 

4. 비즈니스 이메일 예절

- 의도와 무관하게 수신자가 기분나쁠 수 있으므로 표현에서 각별히 유의한다.

- 외부인과의 메일에서는 반드시 서두에 자신이 누구인지를 밝힌다.

- 읽기 편하게 줄간격을 넓게 쓰고 단락에 따라 한줄 씩 빈 공간을 삽입한다.

- 마무리 인사는 빼놓지 말자.

 

5. 비즈니스 이메일 활용

- 주요 거래처는 따로 거래처 별로 이메일 폴더를 만들어 수신 관리한다. 

- 확인되지 않은 곳에서의 메일은 삭제한다.

- 일이 해결될 때까지는 메일을 받은 편지함에 보관함을 원칙으로 한다.

- 버릴 것, 전달할 것, 처리할 것, 저장할 것 등으로 구분하여 관리하면 효과적이다.