[Work Smart] 업무효율 높이는 비즈니스 문서관리 + 폴더관리 + 파일관리 팁!!

 2014년 드라마 미생에서 오과장이 장그레에게 맨 처음 시킨 업무가 컴퓨터 폴터정리하라는 지시 기억하시지요 ?

업무 효율 높이기 위해서 가장 중요한 것중 하나가 바로 컴퓨터 폴더 및 파일 정리입니다. 파일을 찾고 관리하는데 상당한 시간과 노력이 들어가기 때문인데요, 업무를 시작하는 처음에폴더 정리 가이드를 스스로 만들어가는 것이 굉장히 중요합니다. 혹여나 처음에 제대로 잡지 못하고 나중에 다시 정리를 하려고 하면 시간과 노력이 배는 더 들어가는 정~말 난감한 상황이 발생하기도 하기 때문에 무조건 처.음.에 잘 잡아야 합니다. 폴더관리는 아무리 강조해도 지나치지 않는 Work Smart 기본 중 기본!!이라고 할 수 있습니다. 그럼 어떻게 효율적으로 업무 폴더와 파일을 관리할 수 있을까요? 

효율적으로 업무별 폴더 및 파일 관리하는 법  !!~ 저만의 노하우를 공개하겠습니다 

1. 효율적 폴더관리 ; 가장 간단하게 !!!

 

(1) 대폴더 관리

: 대 업무별 > 연도별 순 으로 1차 폴더 관리합니다. 

    

    Plus Tip 1) 연도별 폴더에 프로젝트별에 따라 업무폴더명 앞에 넘버링으로 순서를 정리합니다.

 

 

 

 

(2) 소폴더 관리

: 소 폴더 관리가 자기만의 업무 순서를 정하여 관리하는 가장 중요한.. 부분입니다. 

  프로젝트 내에 업무 순서대로 넘버링을 정하고, 각 폴더명은 가장 간단하게 정리합니다.

 

     Plus Tip 2) 기타 파일은, 99 와 같은 숫자를 붙여 가장 아래에 놓일 수 있도록 합니다.

     Plus Tip 3) 업무 파일들은 모든 프로젝트 내에 동일하게 정리합니다.

     Plus Tip 4) 하위폴더가 너무 많지 않도록 합니다. 

 

       폴더 관리를 너무 상세히 할 경우, 관리가 무색하게 파일 찾기가 어려워 시간도 더 소요됩니다. 

       그럼 어떻게 한 곳에 모인 파일들을 관리할 수 있을까요?  효율적인 파일명 관리로 해결할 수 있습니다.

 

 

 

 

2. 효율적 파일관리 ; 한 곳에 모인 파일을 가장 잘 관리할 수 있는 방법은?

 

(1) 파일 네이밍

: 폴더 내 많은 파일을 효율적으로 잘 관리하기 위해서는 네이밍이 가장 중요합니다.

  파일은 업무관리에 따라 파일명 앞에 숫자를 붙이고, 파일명 역시 간단하게 정리할 수 있도록 합니다.

 

     Plus Tip 5) 파일명에는 점(.), 쉼표(,) 등은 붙이지 않습니다.

     Plus Tip 6) 날짜는 뒤에 붙입니다. 하루에도 여러번 수정되는 파일일 경우, 날짜 뒤에 01, 02 숫자를 붙여 관리합니다.

     Plus Tip 7) 외부용 파일은 파일 명 뒤에 '-sent'등 자기만의 표시를 붙여 따로 관리합니다.

       특히, 엑셀파일일 경우, 모든 수식과 기타 탭(tab) 은 모두 삭제하여 정보 노출 방지할 수 있도록 합니다.

 

 

 

 

 

 

2. 효율적 파일관리 ; 한 곳에 모인 파일을 가장 잘 관리할 수 있는 방법은?

이상, 여태까지 저의 문서, 폴더 및 파일 관리 팁이었습니다. !!

본인만의 업무 문서관리 팁이 있다면, 댓글로 같이 공유해주세요~

 

 

 

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